Beratung

Anforderungen an externe Beratungsleistungen – Vortrag beim Vergabe:Dialog 2021

„Es ist hilfreich jemanden zu haben, der die Anforderungen und Vorstellungen der eigenen Organisation kritisch hinterfragt“

04.10.2021

„Vergabeprozesse praxisorientiert und rechtssicher gestalten“ – mit diesem Thema laden die Syncwork AG und kbk Rechtsanwälte zum diesjährigen Vergabe:Dialog am 24. November 2021 nach Berlin ein. Florian Stieghorst von der Alexander von Humboldt-Stiftung wird in seinem Vortrag über „Anforderungen eines Auftraggebers an externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen“ sprechen. Vorab hat er bereits einige Fragen beantwortet.

Herr Stieghorst, was ist für Sie als öffentlicher Auftraggeber die größte Herausforderung in der Vorbereitung und Durchführung von IT-Vergabeverfahren?

 

 

Florian Stieghorst (Alexander von Humboldt-Stiftung)

 

Für uns als kleine IT-Abteilung ist es nicht realistisch möglich, Expertenwissen zu allen technischen und rechtlichen Facetten eines großen Vergabeverfahrens selbst einfließen zu lassen. Selbst wenn das Wissen vorhanden ist, fehlt es häufig schlicht an personellen Kapazitäten. Ohne qualifizierte Unterstützung steigt damit einerseits das Risiko auf Verfahrensfehler, andererseits lässt man ggf. Möglichkeiten zur vorteilhafteren Gestaltung einer Ausschreibung ungenutzt.

 

Sehen Sie einen Trend bei der Durchführung größerer Vergabeverfahren?

 

Wir können feststellen, dass von uns durchgeführte Verfahren, die über reine Standardleistungen hinausgehen, immer komplexer werden. Das resultiert u.a. aus wachsenden Systemlandschaften und einem dadurch erhöhtem Bedarf an Schnittstellen und prozessualen Anpassungen. In Kombination mit neuen Anforderungen (z.B. verbesserter Barrierefreiheit) haben wir die Erfahrung gemacht, dass selbst vermeintlich überschaubare Projekte sehr umfangreiche Leistungsbeschreibungen generieren – das wiederum schreckt auch potenzielle Bieter ab.

 

Welche Rolle sollten externe Partner aus Ihrer Sicht bei der Vergabebegleitung einnehmen?

 

Neben dem schon erwähnten Input an Fachwissen haben wir in der Vergangenheit sehr häufig davon profitiert, wenn auch eine (Teil-)Projektleitung durch unsere Partner übernommen wird. Neben dem zeitaufwändigen „Fäden zusammenhalten“ und den Dokumentationspflichten ist es sehr hilfreich, jemanden zu haben, der Anforderungen und Vorstellungen der eigenen Organisation kritisch hinterfragt und ggf. Alternativen aufzeigen kann. Das setzt natürlich eine offene und intensive Zusammenarbeit voraus.

 

Vielen Dank Herr Stieghorst für das Interview. Wir freuen uns auf einen weiteren Austausch mit Ihnen bei unserem diesjährigen Vergabe:Dialog 2021.

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